Como usar o recurso de Validação de Dados no Excel?

Ei! Sou fornecedor de escritório e sei como é importante aproveitar ao máximo as ferramentas que usamos todos os dias. Uma dessas ferramentas que muitas vezes é subutilizada no escritório é o Excel. Hoje, vou explicar como usar o recurso Validação de Dados no Excel. É uma ferramenta muito útil que pode economizar muito tempo e dores de cabeça ao lidar com a entrada de dados.

O que é validação de dados no Excel?

A validação de dados no Excel é como um pequeno guardião da sua planilha. Ele permite que você defina regras para o tipo de dados que podem ser inseridos em uma célula ou intervalo de células. Isso significa que você pode evitar que os usuários insiram dados incorretos ou inconsistentes, o que é um grande problema quando você trabalha com grandes conjuntos de dados.

Digamos que você esteja criando uma planilha para monitorar os dias de férias dos funcionários. Você não quer que alguém insira acidentalmente um número negativo de dias ou um valor não numérico. A validação de dados pode ajudá-lo a garantir que apenas números positivos sejam inseridos na coluna “Dias de férias”.

Como acessar a validação de dados

Em primeiro lugar, você precisa saber onde encontrar o recurso Validação de dados. É muito fácil de localizar. Basta selecionar a célula ou intervalo de células onde deseja aplicar a validação. Em seguida, vá para a guia “Dados” na faixa do Excel. No grupo “Ferramentas de Dados”, você verá o botão “Validação de Dados”. Clique nele e uma caixa de diálogo aparecerá.

Configurando regras básicas de validação de dados

A caixa de diálogo Validação de dados possui algumas guias, mas a principal com a qual você trabalhará é a guia “Configurações”. Aqui você pode escolher o tipo de regra de validação que deseja aplicar.

Números inteiros

Voltemos ao exemplo dos dias de férias dos funcionários. Se você quiser permitir apenas números inteiros entre 0 e 30 (assumindo um máximo de 30 dias de férias por ano), faça o seguinte. Na aba “Configurações”, em “Permitir”, selecione “Número inteiro”. Em seguida, defina “Dados” como “entre”. No campo “Mínimo” digite 0 e no campo “Máximo” digite 30. Clique em “OK” e pronto. Agora, se alguém tentar inserir um número não inteiro ou fora desse intervalo, o Excel mostrará uma mensagem de erro.

Números decimais

Se estiver lidando com dados que requerem números decimais, como números de vendas, você pode usar a opção “Decimal”. Você pode definir o mesmo tipo de regras que os números inteiros, como valores mínimo e máximo.

Listas

As listas são outro tipo realmente útil de validação de dados. Digamos que você tenha uma coluna para departamentos de funcionários e queira garantir que apenas nomes de departamentos válidos sejam inseridos. Você pode criar uma lista de nomes de departamentos (por exemplo, "RH", "Finanças", "Vendas") e usá-la como regra de validação.

Na guia “Configurações”, selecione “Lista” em “Permitir”. Em seguida, no campo “Fonte”, você pode digitar os itens da lista separados por vírgulas (por exemplo, “RH, Finanças, Vendas”) ou selecionar um intervalo de células onde você já listou os nomes dos departamentos. Agora, quando um usuário clicar na célula, uma seta suspensa aparecerá e ele poderá selecionar na lista.

Personalizando mensagens de erro

Quando alguém tenta inserir dados inválidos, o Excel mostra uma mensagem de erro padrão. Mas você pode personalizar essas mensagens para torná-las mais fáceis de usar.

Volte para a caixa de diálogo Validação de dados e clique na guia “Alerta de erro”. Você pode alterar o título e o texto da mensagem de erro. Por exemplo, em vez da mensagem padrão, você pode escrever algo como "Opa! Insira um número entre 0 e 30 para dias de férias". Você também pode escolher o estilo do alerta, como “Parar”, “Aviso” ou “Informações”.

Mensagens de entrada

Além das mensagens de erro, você pode configurar mensagens de entrada. São mensagens que aparecem quando um usuário seleciona uma célula com validação de dados. É uma ótima maneira de avisar os usuários sobre que tipo de dados são esperados.

Clique na guia "Mensagem de entrada" na caixa de diálogo Validação de dados. Insira um título e uma mensagem. Para nosso exemplo de dias de férias, você poderia escrever "Insira o número de dias de férias (0 - 30)" como mensagem.

Usando validação de dados com fórmulas

Você também pode usar fórmulas na validação de dados. Digamos que você tenha uma planilha onde a coluna “Desconto” deve ser sempre um percentual menor que a coluna “Marcação”. Você pode usar uma fórmula para impor esta regra.

Na caixa de diálogo Validação de dados, selecione "Personalizado" em "Permitir". Em seguida, no campo "Fórmula", insira uma fórmula como=B2>A2, onde A2 é a célula com o “Desconto” e B2 é a célula com a “Marcação”. Esta fórmula verifica se o markup é maior que o desconto. Se a fórmula retornarverdadeiro, os dados são válidos; se retornarFALSO, os dados são inválidos.

Aplicações práticas em ambiente de escritório

Como fornecedor de escritório, vi como a validação de dados pode fazer uma grande diferença em diversas tarefas de escritório.

Gerenciamento de estoque

Ao gerenciar o estoque, você pode usar a validação de dados para garantir que a quantidade de itens em estoque seja sempre um número positivo. Você também pode usar listas para garantir que apenas nomes de produtos válidos sejam inseridos. Isso ajuda a manter registros precisos e a evitar erros no inventário.

Gerenciamento de projetos

Nas planilhas de gerenciamento de projetos, a validação de dados pode ser usada para garantir que as datas de início e término sejam inseridas corretamente. Por exemplo, você pode definir uma regra de que a data de término deve ser posterior à data de início.

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Conclusão

A validação de dados no Excel é um recurso poderoso que pode realmente agilizar os processos de entrada de dados do seu escritório. Ajuda a manter a precisão dos dados, reduzindo erros e tornando suas planilhas mais fáceis de usar. Esteja você gerenciando registros de funcionários, estoques ou projetos, a validação de dados é uma ferramenta que você definitivamente deve começar a usar.

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Referências

• Ajuda e suporte do Microsoft Excel
• Vários recursos de treinamento em Excel e blogs